مدیریت فرآیند چیست؟ به همراه تعریف و مثال
مدیریت فرآیند عبارت است از همسوسازی تمام فرآیندهای تجاری یک سازمان به طوری که آنها به طور کارآمد و مؤثر با هم کار کنند. با این حال، کسب‌وکارها اغلب اجرای مدیریت فرآیند را به روش صحیح چالش برانگیز می‌دانند. در این مقاله مدیریت فرآیند و اهداف آن را تعریف می کنیم و ارتباط آن را در سودآور نگه داشتن یک کسب و کار مورد بحث قرار می دهیم.
مدیریت فرآیند چه کاری انجام می دهد؟
با گذشت زمان، مدیریت فرآیند به سازمان کمک می کند تا به اهداف استراتژیک بلند مدت خود دست یابد. این یک روش تجاری است که ممکن است از تکنیک‌ها، رویکردهای ساختاریافته و فناوری‌ها استفاده کند.
برای اطمینان از اینکه یک سازمان در مسیر درست باقی می ماند، مدیریت فرآیند در درجه اول بر نتایج تمرکز می کند تا وظایف. موارد زیر را انجام خواهد داد:
- هدف دقیق سازمان را مشخص کنید
- راه های مختلفی را که کسب و کار می تواند به هدف خود دست یابد، تجسم کنید.
- تصمیم بگیرید که فرآیندها چه خواهند بود و برنامه ریزی کنید که سازمان چگونه آنها را اجرا خواهد کرد.
- آموزش زبان انگلیسی برای کودکان
- برای درک نحوه عملکرد فرآیندها در رابطه با یکدیگر، نقشه برداری فرآیند را انجام دهید.
- کل فرآیند کسب و کار را از ابتدا تا انتها تجزیه و تحلیل کنید.
- فرآیندهای موجود را مرور کنید و راه هایی برای کارآمدتر کردن آنها بیابید.
- از ابزارهای مدیریت فرآیند برای ایجاد الگوهای استاندارد برای تمام فعالیت های تجاری مکرر استفاده کنید.
- اطمینان حاصل کنید که فرآیندهای استاندارد صحیح، بدون خطا و به راحتی قابل درک هستند.
- برای جلوگیری از اشتباهات و صرفه جویی در زمان، تمام کارهای تکراری را خودکار کنید.
- از ابزارهای شبیه سازی برای اجرای فرآیندهای مجازی و مشخص کردن تنگناها یا مشکلات کارکنان و زیرساخت استفاده کنید.
- فناوری های جدید را برای بهبود بیشتر فرآیندها معرفی کنید.
- مطمئن شوید که فرآیندها به اندازه کافی قوی هستند تا بتوانند تمام وظایف ضروری را انجام دهند.
- برای اتخاذ تصمیمات تجاری بهتر، تجزیه و تحلیل what-if را انجام دهید.
- برای بهبود بیشتر فرآیندها را به طور مستمر نظارت و بازنگری کنید.
مدیریت فرآیند به جای اینکه یک کار یکباره باشد، مستلزم تکرار مداوم است. سازمان ها باید به طور مداوم بر نحوه عملکرد فرآیندها به صورت جداگانه و با هم نظارت کنند و راه های جدیدی را برای بهبود عملکرد خود معرفی کنند.
فرآیندهای کسب و کار چیست؟
فرآیندهای کسب و کار مثل کلاس زبان اسپانیایی مجموعه ای از فعالیت ها و وظایف ساختاریافته است که کارکنان و ذی نفعان یک سازمان باید انجام دهند تا به یک هدف خاص دست یابند. برای این کار ممکن است لازم باشد مراحل را چندین بار تکرار کنید. اغلب، افراد مختلف در مکان های مختلف ممکن است مجبور به انجام وظایف شوند. استاندارد کردن فرآیندها مهم است زیرا تضمین می کند که مراحلی منطقی و آسان برای پیاده سازی هستند.
این به ایجاد یک نمودار جریان کمک می کند که فرآیند کسب و کار را از ابتدا تا انتها نشان دهد هم چنین به سازمان تصویر واضحی از ساده یا پیچیده بودن عملیات تجاری آن می دهد. در این صورت ممکن است بتوان مسائل دقیقی را که مانع از عملیات هستند شناسایی کرد و در مورد چگونگی حل آنها تصمیم گرفت. به عنوان مثال، ممکن است یک مشکل به دلیل ارتباط ناکافی بین دو بخش ایجاد شود. در آن صورت، فرآیند بازنگری شده کسب و کار شامل وظیفه‌ای می‌شود که افراد هر دو بخش را ملزم می‌کند تا اطلاعات مربوطه را قبل از ادامه کار خود به اشتراک بگذارند.
سه ویژگی فرآیند کسب و کار
در اینجا سه ویژگی کلیدی یک فرآیند تجاری وجود دارد:
- فرآیند اطلاعات: این شامل تحقیق و جمع آوری داده ها در مورد نیازهای تجاری سازمان است.
- فرآیند مدیریت: این امر مستلزم برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری در مورد عملیات تجاری سازمان است.
- فرآیند عملیات: این شامل استخدام و تعیین پرسنل و استقرار ابزارهای کاری برای انجام وظایف ضروری، اجرای سیاست های محل کار و نظارت بر گردش کار است.
برای اینکه فرآیندهای تجاری مفید باشند، موارد زیر ضروری است:
- آنها می توانند دستی یا خودکار باشند.
- آنها باید با نیازهای کاربران مطابقت داشته باشند.
- آنها باید اجازه همکاری بین کاربران را بدهند.
- آنها باید مقیاس پذیر باشند تا با کسب و کار گسترش یابند.
- آنها باید نتیجه بدهند.
نمونه هایی از فرآیندهای تجاری
در زیر چند نمونه متداول از فرآیندهای کسب و کار که می توان در یک سازمان یافت می باشد:
- تحقیق و توسعه محصول
- جذب مشتری و ایجاد ارتباط
- توسعه و مدیریت کارکنان
- تهیه مواد اولیه
- کنترل کیفیت
- بهبود فرایند
- آنالیز مالی
- مدیریت سرمایه
- تحویل محصول
- خدمات مشتری
- توسعه زیرساخت ها
- استخدام و آموزش کارمند جدید
اهداف مدیریت فرآیند
اهداف مدیریت فرآیند انجام موارد زیر است:
- برای ایجاد هدف نهایی یک سازمان
- برای راه اندازی فرآیندهای عملیاتی برای دستیابی به آن هدف
- برای استفاده بهینه از منابع موجود سازمان
- برای افزایش بهره وری از طریق بهبود کارایی عملیاتی
- برای ایجاد هدف نهایی یک سازمان
قبل از تعیین مسیری که برای دستیابی به آن باید در پیش بگیرد، باید بدانیم هدف نهایی سازمان چیست. با ترسیم یک جهت مشخص کارایی بیشتر و مدیریت بهتر منابع وجود خواهد داشت. همچنین، زمانی که کارکنان بدانند چه کاری انجام می دهند و چرا آن را انجام می دهند، انگیزه بیشتری برای عملکرد بهتر خواهند داشت.
برای راه اندازی فرآیندهای عملیاتی برای دستیابی به آن هدف
سازمان ممکن است مجبور باشد عملیات روزانه خود را مجدداً برنامه ریزی کند تا آنها را با نیاز خود برای افزایش بهره وری هماهنگ کند. با ایجاد سهمیه های کاری روزانه مشخص، دستیابی به اهداف تولیدی ماهانه و سالانه مورد نظر امکان پذیر خواهد بود. سازمان همچنین باید اقداماتی را برای بهبود ارتباطات بین بخش های مختلف انجام دهد. علاوه بر این، برای اطمینان از پاسخگویی، باید تأییدیه هایی را برای نحوه انجام فرآیندهای کاری تنظیم کند. همچنین باید فرآیندهای کاری متعددی را که به طور همزمان انجام می‌شوند را نظارت و مدیریت کند.
برای استفاده بهینه از منابع موجود سازمان
استفاده موثر از منابع موجود برای کاهش هزینه های عملیاتی ضروری است. با مدیریت فرآیند، سازمان می تواند مواد مورد نیاز خود را فهرست کرده و تدارکات خود را برنامه ریزی کند. آنها می توانند تصمیم بگیرند که چگونه منابع ذخیره شوند و چگونه آنها را در صورت نیاز تخصیص دهند. این تضمین می کند که عملیات تجاری بدون تجربه کمبود منابع یا اتلاف، به کار خود ادامه می دهد.
برای افزایش بهره وری از طریق بهبود کارایی عملیاتی
اتوماسیون در حال تبدیل شدن به بخش مهمی از مدیریت فرآیند است. با خودکارسازی وظایف تکراری، سازمان می تواند سرعت، کارایی و دقت کار را افزایش دهد. همچنین می تواند وظایف مفیدتری را به کارمندان محول کند. این ممکن است به کاهش استرس مرتبط با شغل و جابجایی کارکنان کمک کند.
می توانید مقالات زیر را هم بخوانید:
ثبت دیدگاه